Skidata Repository

Für das international tätige Unternehmen Skidata AG mit Sitz in Grödig bei Salzburg, haben wir eine Dokumentenverwaltung entwickelt. Ziel war es die unzähligen Dokumente für die Kunden von Skidata zentral und übersichtlich online zur Verfügung zu stellen.

In einem geschützten Bereich können die Kunden einloggen und haben Ihren Bereich vom Skidata Team bereits freigeschaltet. Durch Kategorien mit mehrfacher Verschachtelung (eine Kategorie kann mehreren anderen Kategorien untergeordnet werden) hat man eine gute Übersicht und findet rasch das gewünschte Produkt. Wenn nicht hilft die Suche, welche mit vielen Optionen steuerbar ist und auf Wunsch auch Texte von PDF- oder Office-Dokumenten durchsucht.

In selbst anlegbaren Containern kann man sich eigene Dokumente sammeln. Je Container kann eine Benachrichtigung per E-Mail eingestellt werden, welche über Änderungen informiert. Hierbei wird sogar zwischen inhaltlichen Änderungen und Textkorrekturen (zB Korrektur von Tippfehler) unterschieden. Container können gesammelt als .zip heruntergeladen werden. Alle PDF-Dokumente eines Containers können mit einem Klick als ein zusammengefasstes PDF heruntergeladen werden. Hierbei wird eine eigene Skidata Titelseite mit frei definierbarem Text angefügt. Container können mit anderen Benutzern (zB Mitarbeiter im selben Unternehmen) geteilt werden.

Ein Crawler kann für die Indizierung des Dateisystems und Grundaufnahme in die Datenbank verwendet werden. Er indiziert die Ordner als Kategorien und die Dateien als Downloads. Anhand von Dateinamensdefinitionen und der Endung kann auch die Sprache und weitere der vielen Eigenschaften eines Dokumentes automatisch in die Datenbank übernommen werden. Als Dokumente sind großteils PDF-, Office-, Video- und Bilddateien im Einsatz. Es gibt technisch jedoch keine Einschränkung über den Dateityp.

Im TYPO3-Backend steht ein Verwaltungsmodul zur Verfügung, in dem man den Kategoriebaum durchstöbern und die darin befindlichen Dokumente verwalten kann.